​Aviso de Privacidad

Versión imprimible - aviso de la aislamiento de HIPAA

ESTA NOTIFICACIÓN DESCRIBE DE QUÉ FORMA PUEDE SER UTILIZADA Y DIVULGADA SU INFORMACIÓN MÉDICA, Y CÓMO PUEDE USTED ACCEDER A DICHA INFORMACIÓN. REVÍSELA CUIDADOSAMENTE POR FAVOR.

El Departamento de Servicios Humanos (por sus siglas en inglés, DHS) brinda y paga por muchos tipos de beneficios y servicios sociales. También nos encargamos de determinar la elegibilidad de las personas para recibir dichos beneficios y servicios. Para poder hacerlo, debemos recabar información médica y personal sobre usted y/o su familia. La información que obtenemos sobre usted y/o su familia es privada. A esta información la denominamos "información de salud protegida".

El DHS no utiliza ni divulga la información de salud protegida a menos que esté permitido por ley o sea exigido por ley. Por ley, el DHS debe resguardar la privacidad de la información de salud protegida, debe notificar a las personas sobre sus obligaciones legales y las prácticas de privacidad relativas a la información de salud protegida y debe notificar a las personas afectadas en caso de violación de la confidencialidad de la información no segura de salud protegida. Como entidad regulada por esta ley, el DHS debe cumplir las leyes aplicables sobre la protección de la privacidad de su información de salud protegida, lo que incluye las normas de privacidad de la Ley de Responsabilidad y Portabilidad de Seguros Médicos (en inglés, Health Insurance Portability and Accountability Act - HIPAA). Según la Ley HIPAA, las agencias de Medicaid, ciertos planes de salud y proveedores de atención de salud son ejemplos de entidades reguladas que deben cumplir la Ley HIPAA. Las demás leyes que podrían aplicarse incluyen normas relativas a información confidencial sobre Asistencia Médica, otros beneficios, salud conductual, tratamiento/abuso de sustancias y VIH/SIDA. Cuando usamos o divulgamos la información de salud protegida, hacemos todos los esfuerzos razonables posibles para limitar su uso o divulgación al mínimo necesario para cumplir el fin que corresponda. Esta notificación explica su derecho a la privacidad de su información de salud protegida y cómo podemos utilizar y divulgar dicha información. Para mayor información sobre las prácticas de privacidad del DHS o para recibir otra copia de esta notificación, comuníquese con nosotros. Para información de contacto, consulte la sección "Preguntas o quejas" en la última página de esta notificación.

Por ley estamos obligados a cumplir los términos de esta notificación. Nos reservamos el derecho de cambiar los términos de esta notificación y de aplicar las nuevas disposiciones de la notificación a toda la información de salud protegida que mantenemos. Si realizamos algún cambio importante a nuestras políticas o procedimientos de privacidad, publicaremos una copia actualizada de la notificación en nuestro sitio web y/o le proporcionaremos una nueva notificación de privacidad por correo o personalmente. Usted puede solicitar y recibir una copia impresa de esta notificación en cualquier momento. 

 ¿Qué es la información de salud protegida?

La información de salud protegida es información sobre usted relacionada con una enfermedad o condición de salud física o mental, presente o futura, o sobre tratamientos o pagos por tratamientos, y que puede ser utilizada para identificarlo. Esta información incluye cualquier tipo de información, ya sea verbal o grabada en cualquier medio, que es creada o recibida por el DHS o por personas u organizaciones que tienen contrato con el DHS. Incluye información en formato electrónico y en cualquier otro formato o medio que puede identificarlo a usted, como por ejemplo:

• Su nombre (o los nombres de sus hijos)
• Número de teléfono
• Dirección
• Número de caso del DHS
• Fecha de nacimiento
• Número de Seguro Social
• Fecha de ingreso/alta
• Código del procedimiento médico
• Código de diagnóstico

¿Quién puede ver y con quién se comparte mi información de salud?

Los profesionales del DHS, tales como los trabajadores sociales y personal de las oficinas de asistencia del condado y de los programas; y personas que trabajan fuera del DHS, tales como contratistas, personal de una organización de cuidado de la salud (Health Maintenance Organization – HMO), enfermeras, médicos, terapeutas, trabajadores sociales y administradores, pueden ver y utilizar su información de salud para determinar su elegibilidad para recibir beneficios, tratamientos, pagos o por otras razones permitidas o necesarias. Compartir su información de salud puede estar relacionado con servicios y beneficios que tuvo anteriormente, que recibe actualmente o que puede recibir en el futuro. El DHS no usará ni compartirá su información genética al decidir si usted es elegible para recibir Medicaid.

¿Por qué el DHS utiliza y divulga mi información de salud protegida?

Hay distintas razones por las cuales podemos usar o divulgar su información de salud protegida. La ley establece que podemos utilizar o divulgar información sin su consentimiento o autorización por las razones que se describen a continuación.

Para realizar tratamientos: podemos utilizar o divulgar información para que usted pueda recibir tratamiento o servicios médicos. Por ejemplo, podemos dar información que su médico, hospital o terapeuta necesitan saber para brindarle atención médica de calidad y para coordinar su tratamiento con otros profesionales o especialistas que también le brindan asistencia médica.

Para pagos: podemos utilizar o dar información para pagar sus gastos de tratamientos y otros servicios médicos. Por ejemplo, podemos intercambiar información con su médico, hospital, hogar para personas mayores, y con otras agencias del gobierno para pagar las facturas por su tratamiento y servicios.

Para la gestión de nuestros programas: podemos utilizar o divulgar información durante el cumplimiento habitual de nuestras funciones al administrar los distintos programas. Por ejemplo, podemos utilizar su información de salud para comunicarnos con usted y proporcionar información sobre citas, información relativa a la salud, beneficios y servicios. También podemos analizar la información que recibimos de parte de su médico, hospital, hogar para personas mayores y otros proveedores de salud, para verificar cómo funcionan nuestros programas o para revisar la necesidad y calidad de los servicios de cuidado de la salud proporcionados a usted y/o su familia.

Para actividades de salud pública: proporcionamos información de salud pública a otras agencias del gobierno en relación con temas tales como enfermedades contagiosas, información sobre inmunización y seguimiento de ciertas enfermedades como el cáncer.

Para fines de cumplimiento de la ley y según lo requerido por procedimientos legales: divulgamos información a la policía y a otros agentes de la ley, según sea requerido por orden judicial.

Para programas del gobierno: podemos proporcionar información a un proveedor, una agencia del gobierno u otra organización que necesita saber si usted está inscrito en uno de nuestros programas o si recibe beneficios bajo otros programas tales como el Programa de Compensación a Trabajadores.

Por cuestiones de seguridad nacional: podemos proporcionar información solicitada por el gobierno federal cuando investigan algo importante para proteger a nuestro país.

Para proteger la seguridad y salud públicas: podemos divulgar información para prevenir amenazas graves a la salud o seguridad de una persona o del público en general.

Para investigaciones: podemos divulgar información con fines de investigación permitidos y para crear informes. Dichos informes no identifican a personas específicas.

Para jueces de instrucción, directores de empresas de servicios funerarios y donaciones de órganos: podemos proporcionar información a un juez de instrucción o a un médico forense con fines de identificación, determinación de causa de muerte, donación de órganos y otros motivos relacionados. También podemos divulgar información a directores de empresas de servicios funerarios para llevar a cabo tareas relativas a sepelios.

Por otros motivos exigidos por ley: el DHS podrá usar o divulgar su información de salud protegida en la medida que el uso o divulgación sea exigido por ley. El uso o divulgación se realiza en cumplimiento de la ley y se limita a los requisitos exigidos por ley.
 

¿Hay otras leyes que también protegen ciertos aspectos de mi información de salud?

El DHS también cumple otras leyes federales y estatales que brindan protección de privacidad adicional para el uso y divulgación de su información. Por ejemplo, si tenemos información sobre VIH o sobre abuso de sustancias, salvo unas pocas excepciones, no podemos proporcionarla sin el permiso especial por escrito y firmado de acuerdo a lo que estipula la ley. En algunos casos, la ley también nos exige obtener un permiso por escrito antes de usar o divulgar información relativa a la salud mental o discapacidades intelectuales y otras informaciones específicas.

¿Puedo pedir al DHS que utilice o divulgue mi información de salud?

A veces, es posible que usted necesite o quiera que su información de salud protegida sea enviada o de otra manera divulgada a alguna persona o a algún lugar por otras razones que no sean el tratamiento, pago, administración de nuestros programas o por otro motivo permitido o necesario que no requiera de su autorización escrita. En esos casos, podríamos pedirle que firme un formulario de autorización, para permitirnos enviar o de otra manera divulgar su información de atención de salud protegida, como usted lo solicita.

El formulario de autorización nos dice qué información enviaremos o divulgaremos de otra manera, a dónde y a quién. Usted puede revocar su autorización o limitar la cantidad de información que se divulgará en cualquier momento, informándonos por escrito sobre su decisión, excepto por las medidas que el DHS ya haya tomado al respecto de conformidad con dicha autorización.

Si usted es menor de 18 años de edad y por ley puede dar consentimiento sobre su propia atención médica, entonces tendrá el control de dicha información de salud. También puede hacer que su información de salud sea enviada a la o las personas que le están ayudando con su atención médica.

Salvo como se describe en la presente notificación, no utilizaremos ni divulgaremos su información de salud sin su autorización escrita. Por ejemplo, la Ley HIPAA por lo general exige que se obtenga una autorización escrita antes de que una entidad regulada por dicha ley pueda usar o divulgar las notas de las sesiones de psicoterapia de una persona. En la mayoría de los casos, la Ley HIPAA también exige que se obtenga una autorización escrita antes de que una entidad amparada pueda usar o divulgar la información de salud protegida para fines de mercadeo o antes de venderla.
 

¿Cuáles son mis derechos con respecto a mi información de salud?

Como cliente del DHS, usted tiene los siguientes derechos sobre la información de salud protegida que podemos utilizar y divulgar:

Derecho a ver y tener una copia de su información de salud: tiene el derecho de ver la mayor parte de su información de salud protegida y a recibir una copia de dicha información. Si desea tener copias de la información que tiene derecho a ver, es posible que se le cobre un cargo mínimo. Sin embargo, generalmente no podrá ver o recibir una copia de: (1) las notas de sesiones de psicoterapia o (2) la información que no se le puede proporcionar por ley federal.

Si denegamos su pedido de información de salud protegida, le proporcionaremos una explicación por escrito sobre dicha denegación y sus derechos respecto a la misma.

El DHS no recibe ni mantiene un registro de toda su información de salud protegida. Los médicos, hospitales, hogares para personas mayores y otros proveedores del cuidado de la salud (incluida una HMO si está inscrito en alguna) también pueden tener su información de salud protegida. Usted también tiene derecho a ver su información de salud a través de su médico u otro proveedor que tenga dichos registros.

Derecho a corregir o agregar información: si usted considera que parte de la información de salud protegida que tenemos es incorrecta, puede solicitarnos por escrito que corrijamos o agreguemos nueva información. Puede pedirnos que enviemos la información nueva o corregida a otras personas a quienes hayamos enviado su información de salud. En algunos casos, podemos denegar su solicitud para corregir o agregar información. Si denegamos su pedido, le proporcionaremos una explicación por escrito de los motivos por los cuales lo hicimos. También le explicaremos qué puede hacer si no está de acuerdo con nuestra decisión.

Derecho a recibir una lista de distribución: usted tiene el derecho a recibir una lista de los lugares donde su información de salud protegida ha sido enviada, a menos que fuese enviada por motivos relativos a un tratamiento, pagos, administración de nuestros programas o si la ley establece que no estamos obligados a agregar la información de distribución a la lista. Por ejemplo, no estamos obligados por ley a agregar a la lista ninguna divulgación que podamos haber hecho a usted, su familia o personas involucradas en su atención, a otras personas a quien usted nos autorizó a divulgar la información, ni la información divulgada antes del 14 de abril de 2003.

Derecho a solicitar restricciones sobre el uso y divulgación: usted tiene derecho a solicitarnos restringir el uso y divulgación de su información de salud protegida. Es posible que no podamos cumplir su solicitud. De hecho, en algunos casos, no se nos permite restringir el uso o divulgación de la información. Si no podemos cumplir su solicitud, le informaremos por qué. Excepto cuando sea exigido por ley, debemos conceder su solicitud de restricción de divulgación a un plan de salud, si el propósito de la divulgación no es por tratamiento y los servicios médicos a los cuales se aplica la solicitud han sido pagados en su totalidad como desembolso personal.

Derecho a solicitar comunicación confidencial: nos puede solicitar que nos comuniquemos con usted de determinada forma o en un lugar determinado. Por ejemplo, puede pedirnos que nos comuniquemos con usted únicamente por correo.

Derecho a recibir una notificación en caso de violación de la confidencialidad: usted tiene el derecho a ser notificado en caso de violación de la confidencialidad de su información no segura de salud protegida. 

¿A quién debo contactar por consultas sobre mis derechos o sobre esta notificación?

Puede comunicarse con la línea directa gratuita del DHS HIPAA al 800-692-7462 si tiene preguntas o consultas sobre sus derechos o sobre esta notificación. También puede comunicarse con su asistente social o proveedor de servicios de salud, o escribir a la Oficina de Privacidad del DHS a: Privacy Office, 3rd Floor West, Health and Welfare Building, 7th and Forster Streets, Harrisburg, PA 17120.

Puede recibir información importante o actualizaciones de esta notificación a través del sitio web del DHS en: www.dhs.pa.gov.
 

¿Cómo presento una queja?

Si desea presentar una queja sobre la forma en que el DHS ha utilizado o divulgado su información, puede comunicarse con cualquiera de las oficinas que se indican abajo. No hay ninguna penalización por presentar una queja. Sus beneficios no se verán afectados ni cambiarán si usted presenta una queja. El DHS y sus empleados y contratistas no pueden tomar ni tomarán ningún tipo de represalia contra usted por presentar una queja.

Pennsylvania Department of Human Services Privacy Office

3rd Floor West, Health & Welfare Building

7th and Forster Streets

Harrisburg, PA 17120

Region III U.S. Department of Health & Human Services
Office for Civil Rights
150 S. Independence Mall West - Suite 372

Philadelphia, PA 19106-9111

Vigente a partir de: Abril de 2003 – Actualizada el 28 de Julio de 2015

Este aviso contiene información importante acerca de la privacidad de su información médica. Si necesita ayuda con la traducción de esta información o necesita un intérprete, comuníquese con la Oficina De Asistencia Del Condado de su comunidad o con la Oficina De DHS donde recibe servicios.